د پروژو د مدیرانو لپاره لارښود او مشاوره

۲۰۲۲/۰۳/۰۵

د پروژو د مدیرانو لپاره لارښود او مشاوره:

(په کوچنیو پروژو، اداری واحدونو اومحلي سازمانوکې مفاهمه)

موږ تقریباً له پنځوسو کلونو رادېخوا د اقتصاد پوهنځي کې د پروژو د مدیریت او تحلیل مضمون درلود، وروسته دا مضمون د کرنې دپوهنځی نصاب کی هم شامل شو او بیا بیرته لرې شو. خو محتوا یې دپروژې پېژندنه، سایکل، د پروژې پلان او مدیریت، بودجه، د تحلیل روشونه او محدودیتونه او  دې ته ورته مسایل و، خو پروژه کې د مفاهمې بحث مو ندرلود… دا یوه نیمګړتیا وه. علت یې دا وو چې دغه مضمون اونۍ کې صرف دوه کریدیته و. د عامه ادارې او ژورنالیزم پوهنځیو کې د مفاهمی تدریس کیږي، خو هغه د دولت(عامه) او مدیریت یا د راډیو او تلویزیون له پلوه ده، چې دا د پروژو د مدیرانو او ولسونو د متقابل تفاهم او ګډ کار لپاره کافی نده، نو ځکه باید د پرو‌ژې او محلی سازمانو مفاهمه په جلا توګه وپیژندل شي. نو په محلی- کوچنیو ادارو او پروژو کې مفاهمه څه او د هغې اهمیت څومره ده؟

د مفاهمی(Communication)مانا د مفاهمې د طرفینو ترمنځ د پیغامونو او معلوماتو تبادله اولیږدول دي چې د پوهاوي لپاره یو ضرورت دی. مفاهمه هغه پروسه ده چې د هغې په ترځ کې پیغام( message) د لیږونکی( source/sender) له خوا د چینل(channel) له لارې اخیستونکی( receiver) ته استول کیږي.  په دې پروسې سره د کارکوونکو، مدیرانو، مراجعینو او مشتریانو ترمنځ تفاهم، د معاملاتو ترسره کیدل اوهمکاري اود ګډ کار زمینه برابریږي. باید سازمانو، اداراتو، پروژو او نورو بوختوخلکو ته معلومات ورسول شي او بالمقابل دهغوی په غوښتنو خبر شو.

یو، په لویه کچه عامه پوهاوی اومفاهمه ده. بل، کاري ساحه،سازمانو، د ادری کوچنیو واحدونو او پروژو کې مفاهمه ده. لومړۍ یې د لویې کچې او دا دوهمه یې د ټیټې کچې ده. دواړه مهم دي. زموږ بحث پردوهمه سطح ده.

دعامه پوهاوي ترڅنګ، د محلی او کوچنیو سازمانو او ادارو ترمنځ او له خلکو سره د دوی مفاهمه لامهمه ده چې مقاصد او وسایل یې د دولت یا سازمان او ادارې د لویې کچې سره یو څه توپیر لري.  محلی اداراتو او کوچنیو سازمانو کې د مفاهمې سطح د عامه او سراسري په پرتله ټیټه، خو داصلی ارزښت لرونکې ده.

څومره چې وینو؛ زموږ مشکل دا دی چې محلی ادرات، په ولایاتو کې د پروژو منجران، محلی سازمانونه او تصدۍ، دبیارغاونې ټیمونه او دعلمی تحقیق د پروژو لیکونکي له خلکو سره تفاهم کې بریالی نه وو، خپل مقصد یې ورته نشو تفهیم کولای اوآن دا چې د هغوی په غوښتنو نه پوهېدل. حال دا چې عوام او همدا محلی ادرات، سازمانی واحدونه او پروژې د ولس په متن کې دي.
(Paul watzlawick,2006).

باید هیره نه کړو چې زموږ مسلکی ماهرین او د پروژو ترسره کوونکي همدا خصوصیت لري. دوی د اقتصادي پروژو، د محل د خلکو د اړتیا په هکله معلوماتو، پروژه کې دخلکو د راګډولو او هغوی ته د ملیکیت د احساس ورکولو او نورو هدفونو د ترلاسه کولو لپاره اړ دي د مفاهمې ښه چینل جوړ او مناسبو وسیلو او طریقو څخه کار واخلي. دوی په دې حالاتو کې خلکو او ولسونو سره سیده تماس او مخامخ مفاهمې ته اړ دي.

له دیرشو کلو رادېخوا په افغانستان کې د بشري مرستو او بیارغاونې پروژې تطبیق کیږي. متاسفانه دغه پروژې زیاتره بریالۍ نه وې، یو علت یې پروژه کې فساد، ناوړه مدیریت، ضعیف ټیم، ناسمه پلان جوړونه، د لومړیتوبونو اومحدودیتونه نه پیژندل، خلکو ته د پروژې د مالکیت د احساس نه ورکول او د دوی فعالانه نه راګډول و، خو مهم علت یې دپروژو دټیم دننه او له خلکو سره  د مفاهمې برخه کې ستونزې وې. په همدې خاطرموضوع ته پاملرنه ضروره ده.

په پروژو او محلی ادارو او سازمانو کې د مفاهمی مقاصد:

• له خلکو څخه په بشپړ تفاهم د پوره معلوماتو ترلاسه کول،
• دافکارو روښانه لیږد، ترڅو مقابل لوری و پوهوي او دمحل خلکو او د اداري واحد، پروژې او سازمان ترمنځ همغږی تامین شي؛
• د عامه پالیسی او عامه خدماتو ښه رسولو لارې موندل،
• د بیلابیلو خلکو ترمنځ د موضوعاتو انتقال او تفاهم او د نظرونو تبادله کول ؛

په دې سطح کې ښه پوهاوی لاندنی نتایج لرلای شي:

• د مراجعینو،ولسونو او مشتریانو درناوی کول؛
• د پروژې، ادارې او سازمان غړی په ښه ډول یو دبل خبرې اوري؛
• د معمولو کړنو لپاره پوهاوی رامنځته کوي؛
• لازمه ډیټا ښه راټولیږی،
• په فیدبک  (Feedback)پوهیدل اواختلافات (که چیرې وي) حل کول.

عامه پوهاوی د ټولې ټولنې او هیواد په کچه عمومي پیغامونه لیږي(زیاتره یوطرفه او آمرانه وي). آن داچې بعضی وخت عامه مفاهمه ډیره رسمي، ګونکه اوفرماني ډوله وي، یعنی حکومت او عامه اداره خپله پالیسی او اهداف ولس ته استوي(دیکته کوي)، د بیرته فیدبک اخیستل ورته مهم نه وي، خوپه محلی ادارو، پروژو او سازمانو کې مفاهمه د دوی د  کارکوونکو ترمنځ، په تیره بیا د دغو سازمانو او د ولس ترمنځ  د معلوماتو په تبادله باندې ولاړه او د دوی د مقاصدو د بریالیتوب یو مهم عامل دی. د مفاهمې یو پلان دا څرګندوي چې څوک باید له چاسره او څوځله تفاهم وکړي. دعامه پوهاوي برخلاف؛ دلته هم شفاهی او هم غیر شفاهی دواړوه ډوله مفاهمې ته اړ یاستو. دلته وسایل صرف ملی رادیو یا تلویزیون او دولتی اخبارندی، بلکې مخامخ خبرې، د ادارې بولتن، داعلاناتو دړه، انفرادي ملاقاتونه، مجلسونه، ورکشاپونه، سیمیناورنه او دی ته ورته وسایل دي. په دې ډول مفاهمه کې بیلابیل کلتورونه نه، بلکې سره ورته کلتور موجودوي. په دې سطح مفاهمه کې ملی کلتور ډیر پیاوړی کیږي. دې کې دژبې محتویات شامل دي اوغیر شفاهی کې د مخ اشارې، دورځو حرکات، لاسونه، د بدن حرکات او د غږ تون شامل دي.د مفاهمې غیر شفاهي برخه دژبې غنا نوره هم بډایه کوي لکه د مفاهمه کوونکوهڅونه او د انګیزې حالات. دلته پوهاوی د بدن دحرکاتو او دمخ د اشارو په واسطه کیږي.دوه تنو څیړونکو(محرابیان او فیریس) په یوه ګروپ باندې په څیړنه کې دا وموندله چې :

• په سلو کې ۵۵برخه مفاهمه د بدن دحرکاتو، اشاراتو او دسترګو په واسطه ترسره کیږي،
• په سلو کې۳۸برخه غږ د تون او نورو حرکاتو په وسیله ترسره کیږي،
• په سلو کې ۷د وینا او تشریح(کلماتو) په واسطه کیږي.

دعامه فرامینو، اعلانو او رسمي ویناوو په پرتله دمحلی ادارو، کوچنیو سازمانو او پروژو هدف دټول نظام په پښو درول او دملی اقتصاد او ملی کلتور لپاره خدمت دی، خو په ډیرو جزئیاتو او له ولس سره په نږدې همکاری. نن ورځ پرمختلو هیوادو همدې سطح ته ډیر اهمیت ورکړی،خو موږ افغانان لاهم په عامه فرمانو او له مرکز څخه د یوطرفه پیغامو په لیږلو اکتفا کوو. د ولس غبرګون نشو لیدلای او مفاهمه یوه طرفه شکل نیسي. د ولس دننه مفاهمه کې شخصي غوښتنه او بهرنی چلند یو شانته ندی. د مفاهمې غیرشفاهي شکل د معلوماتو ډیره برخه لیږدوي. دا باید هیره نشي چې مفاهمه کې ناوړه پوهاوی هم پیښیدای شي چې دناسم تفاهم، نامکمله معلوماتو او غیرواقعی لیږد له امله واقع کیږي او دا باید په پلان جوړونه کې په پام کې ونیول شي.

محلی اداري واحدونو او کوچنیو سازمانوکې یوه ولسي اووګرنیزه مفاهمه باید دوه طرفه او صمیمی وي، په هغې کې درناوی، قدردانی او مناسب درک، فعاله اوریدنه، پرانیستې پوښتنې، د مفاهمې بشپړوالی، د سازمان او محلی ادارې یا پروژې د کارکوونکو، مراجعینو او عموم خلکو لپاره پیغامونه؛ دقیق آدرس او څرګند چلند په پام کې ونیسي، خو عامه پوهاوی او د لوړې رسمي کچې مفاهمه دا ټکی ډیر په پام کې نه نیسي.

د ولسونو تر منځ دعامه خدماتو وړاندې کوونکو او د محلي پروژو منجرانو لپاره عمومی او رسمي ډوله بیانیه او عمومیات  نشي کولای مفهوم روښانه کړي، بلکې باید دقیق الفاظ استعمال شي.  مثلاً که وویل شي چې: تاسی هرڅه په ناسم ډول ترسره کوئ.  دا عمومیات دي. خو یوه جمله باید پوره او دقیق مفهوم ولری لکه: کوم اسناد چې تاسې مشتری ته ارائه کړل، هغه خالی اوناکافی ول.

 باید ادرس او موضوع ډیره واضحه وي، باید په ورکړل شوی موضوع تمرکز وشی، ترڅو بحث کاملاً نتیجې ته نه وي رسیدلی، له موضوع څخه وتل مجاز ندي. حال دا چې دلوړ پوړو چارواکو ویناوو کې دا ټکی په پام کې نه وي.

کله چې دعلمی مراکزو څیړونکي دیموګرافیکی، اتنولوژیکی، کلتوری او نور دا ډول معلومات ترلاسه کوي، یا داقتصادی موسساتو او تصدی د تحقیق واحد غواړي مارکیټ تحلیل کړي، یا د پروژې مدیر په کلي کې دکلي ملاصاحب یا ملک یا د محلی شورا مشرڅخه د اړتیاوو پوښتنه کوي، ډیره ورته مهمه ده چې باید هیره نه کړو؛ هر هغه څوک چې په دې ډول پروژو کې شامل دي د هغو د معلوماتو موثره تبادله د پروژې د کامیابی لپاره یو مهم عامل دی، ناسم تفاهم لویه ستونزه زیږوي.

دا په داسې حال کې چې زمو یوشمیر وطنوال بیسواده دي. دوی سره موږ د مکاتبې(letter)،ایمل،پوښتنلیک( questionnaire) او تیلفون له لارې موضوعات نشو حل کولای، په دې حالت کې مخامخ او شفاهی مفاهمه رول لري.

د ولس دننه او محلاتو کې د پروژې مدیر/ اجراکوونکی یا د ټیم مشر(منجر) تقریبا ۹۰٪ خپل وخت په ارتباطاتو او له نورو سره په خبرو- اترو تیروي، د غیر موثره ارتباطاتو له امله د پروژې پنځمه( 1/5 )برخه له ناکامی سره مخ کیږي .

    Tom Marco ، چې د پروژې مدیریت او د پروژې د جوړښت تحلیل یې رامنځته کړی،  لیکي : “کوم فعالیت او مسئولیت یا کاروبار کې چې موږ د ټولنې او خلکو ترمنځ پکې واقع یو، تر ډیره حده ټولنیزدی، نسبت دې ته چی په تکنالوژی متکي وي. له عامه سطح څخه ټیټه مفاهمه کې د تفاهم توانایی باید زیات او لوړ شي، ترڅو یو بل سره ارتباط ولري. د ولس په متن کې کارکوونکی دماشین دکار د توانایی په پرتله، په دغه توانایی یعنی په مفاهمی  زیات متکی دي “

  Michael Cambell  تقریبا د ۵۰۰ پروژو له مدیرانو سره خبرې- اترې کړي او تر ټولو مهم فکتور یې چی پیداکړ،هغه ارتباطات (communication)و. مګر ضعیفه مفاهمه د ناکامو پروژو، یو له بدترینو فکتورونو څخه شمیرل شوی دی.

بناًءً  ،په محلاتو او د خلکو ترمنځ د محلي ادارو او سازمانود پروژو د کامیابی لپاره مفاهمه (ارتباطات) یوه کیلی ده،  نو د پروژی مدیر باید خپلې مفاهمې ته په مؤثر ډول کتنه وکړي او دی باید په دې وپوهیږي چې په پروژه کې څه (what) او څرنګه (how) جریان لري، نو د پورته خصوصیاتو د رامنځته کولو لپاره د پروژې ښه کلچر او یوه کامیابه مفاهمه په لاندې ځانګړتیاوو سره ضروري ده:

1. همیشه خلاص ذهن لرونکي اوسئ، ټولو ته نږدې کیدونکي اوسئ؛ نږدې تماس لرل ډیر ګټور دي،
2. یو ښه مثال /نمونه وټاکئ؛ په دې پوه شئ چې ستاسو رویه د یوې پروژې د مدیر په حیث د پروژې د کارکونکو لپاره د قوانینو د یو ماډل په حیث لري اود نوروبیروني خلکو یا نړۍ لپاره د لیدو وړ د یوې غټی برخې په توګه رول لوبوي،
3. ټیم جوړونې ته د جوړه یي (دوه ګونو) قوانینو له مخې پرمختیا ورکړئ. د دې مانا دا ده چې په خپل ټیم کې جوړې (pairs) رامنځته کړئ، داسې چې یو کارکوي، بل بیا کتنه کوي،
4. یو آرامه کاري محیط رامنځته کړئ(مزاحمتونو ته اجازه مه ورکوئ؛
5. د مفاهمی( ارتباطاتو) د پراختیا لپاره فعاله برخه ډاډمنه کړئ، غوره او مثبته رویه ولرئ،
6. د مراجعینو، مشتریانو او خپلو کارکوونکو روابطو ته دسپلین او قوانین وضع کړئ .
7. په شخصی ډول په پروژه کې یو مثبت حالت رامنځته کړئ؛ یعنی یوه نتیجه بخشه رویه، پرانیستی او څرګنده مفاهمه، ترڅو ټولو ته اسانه وي او د یوه مولد چاپیریال (اتموسفیر)  په رامنځته کولو کې به مثبت اغیز ولری،
8. په مستقیم ډول خلکو سره خبری کوئ؛

له لیکلیو راپورونو  او بریښنایی (ایمیل) څخه پرته له خلکو ( ټیم) سره په مستقیم ډول خبری – اتری کوئ(دا شرط خصوصاً افغانستان کې مهم دی، چې عوام زیاتره بېسواده دي)،

• د دوامداره ناستو (لیدنو) دایرول ښه دي؛
• په واضح توګه مفاهمه کول دکامیابی شرط دی.

د مفاهمی لپاره باید یو پلان په لاندی ډول سره ولرو:

• له لوړ پوړو او مشرانو سره لیدنه :  دا د ورځنیو فعالیتونو د تنظیم په خاطرمدیرانو سره ملاقاتونه دي،
• دلارښودې کمیټی غونډې (steering committee Meetings ) : له هدایت ورکونکې کمیټی سره باید دوامداره ناستی وشي ، البته یوه ښه د لیدنی قاعده دا ده چی په هرو دوو میاشتوعملی شي، خو دا موده د پروژی په اندازې او مودې پورې اړه لري .

• د پروژی په هکله ناستې : د مفاهمی په پلان کی  د پروژی له کارکونکو سره په منظم ډول لږ تر لږه په هفته کی یو ځل  باید خبرې – اتری په نظر کی وي، خو د لویو پروژو لپاره باید د پروژی د اصلی تشکیلوونکوټیمونو ترمنځ ځانګړی او جدا ناستې  ترسره شي.

• دوه اړخیزه خبری اتری (bidirectional communication) : هڅه دې وشي ترڅو د پروژی له هرغړي سره (انفرادي)په ځانګړی او دوامداره ډول خبرې وشي.

• نورې ناستی (Other meetings) : چی دا د پروژې په ماهیت پورې اړه لري ، کیدای شي د ضرورت په اساس د ځانګړو موضوعاتو په هکله ناستې صورت ونیسي.
• بهرنی اړیکی (ارتباطات): دا په پروژه  او دپروژې خصوصیت پوری اړه لري. کیدای شي بهرنۍ اړیکې په مختلفو ناستو کې ترسره شي. او یا هم بهرنی ناستې  د پروژې سره مرتبطو ادارو سره چی د لویو تولیدي کمپنیو په څیر فعالیت کوي، تنظیم کړل شي. په عامه پروژو کی بیا نفوس، شمیر او د پروژ په دریځ پورې اړه لري.

د بهرنیو اړیکو د ستراتیژی لپاره لاندی انتخابونه لرو:

• د پروژی له حمایه کونکو (sponsors) سره دوامداره ناستې،
• د پروژی فورم : په میاشت کی یو ځل په پروژه کې علاقه لرونکو اشخاصو ته یوه موضوع وړاندې کول.

له دې پرته؛ غیر رسمي ارتباطات او اړیکې هم باید له پامه ونه غورځول شي.

په یوه پروژه کې ښه پوهاوی لاندنی نتایج لرلای شي:

• د نورو(همکارانو او د پروژې د استفاده کوونکو) نظرونو ته درناوی کول؛

• د پروژې غړي(دټیم اعضا) په ښه ډول یو دبل خبرې اوري؛

• د معمولو کړنو لپاره پوهاوی رامنځته کوي اواختلافات حل کوي.